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Como aprendí a ser mas productiva. Por Marina Luque

Bien porque eres distraídx por naturaleza; o porque tu compañerx de al lado te da conversación e, inevitablemente te enredas; o porque estabas viendo qué se contaba Facebook, y de repente has visto una publicación de Vogue con el vestido de invitada más ideal de Zara, y claro, has caído, tecleando www.zara.com en 3, 2, 1…

Si te sientes identificadx con estas situaciones, bienvenidx a mi mundo, si no, no sé si decirte que tienes buena suerte, porque esas distracciones hacen que el trabajo trate menos de obligaciones. 

Os cuento mi caso, comencé a trabajar hace poco más de año y medio. Acababa de terminar la carrera, así que tampoco me había dado tiempo a mucho más. Una de las cosas que te inculcan en la formación académica es la organización personal. Que si colores en los apuntes, que si carpetas perfectamente organizadas con cada asignatura, que si hoy me tengo que estudiar el tema 5, que si voy a hacer un calendario con los exámenes…todo bonito y bien de colores, como a mi me gusta; pero  con un fin, esta organización personal de la que hablaba. 

Baja de la nube cuando empieces a trabajar. Ni cada día está medido al milímetro con lo que tienes que hacer, ni el resultado del trabajo sólo depende de ti y de tu tiempo. Cada día es diferente, surgen nuevas prioridades, nuevos proyectos, y no puedes dejarlos porque estés dedicadx plenamente a otra cosa. Mi trabajo en Apolo es bastante amplio, y a veces, no controlo todo a la perfección, a mí también se me olvidan muchas cosas en el camino. Si a esto le sumamos el tiempo lúdico en el estudio…mejor no hagas cuentas. 

¿No hay veces que te preguntas: cómo he tardado tanto en hacer esto? Pues porque estás a una cosa y a otra, simplemente, y a veces hay que priorizar para sacar todo adelante, parece que te tomará más tiempo, pero seguramente, entrando en la dinámica, seas mucho más eficiente. 

Nosotros hemos probado varias vías para organizarnos mejor y aumentar la productividad, no sólo personal, sino la del equipo en conjunto. Hasta hemos puesto un mega calendario en la pared con post-its (idea mía), y no llegó a cuajar, al menos se veía bonito en la pared. Lo que más utilizamos son aplicaciones, y claro, el correo. Al principio (no hace tanto), utilizábamos Nozbe, estaba bien, pero la única prestación que tenía era la organización de tareas, y conforme vas creciendo, necesitas más. Al tiempo, descubrimos Holded. La verdad es que parecía una maravilla, y es que para el control económico de la empresa, es estupendo, pero para gestionar tareas…NEXT! Y en su lugar, llego Wrike. Ahora funcionamos con estas dos aplicaciones. ¿Alguna sugerencia de aplicación que sea TOP y lo tenga todo? 

Calendario de Pared

Aunque eso si, sólo de pensar que tendría que pasar toda la información de una aplicación a otra, ya me empieza a dar miedo. ¿Todo sea por una mejora a largo plazo no?

Actualmente, he de decir que aunque utilice esas aplicaciones para organizar al resto del equipo, mi agenda nunca falta al ladito mía. Apunto mis tareas, reuniones, citas importantes de otros miembros del equipo para tenerlas en cuenta, y recordarlas. Me ayuda a organizarme, pero de manera personal. He de decir que me costó encontrar la agenda perfecta, y eso que sólo tenía un requisito: toda la semana debía poder verse en las dos páginas seguidas, así, tendría visión de la semana entera de un vistazo. Los espacios son pequeños, pero suficiente. Si algún día me falta espacio, tiro de post-its, que en el estudio tenemos de sobra, y de paso, le doy (aún más) color a las páginas, que no es que le falte eso a mi agenda. Cada guión de color tiene su por qué, la hora de las citas también están escritas en otro color, y las tareas hechas tienen su tick en otro color. Creo que quien coja mi agenda, necesitará una leyenda para entenderla.

Agenda de Marina

Yo estoy encontrando mi manera de organizarme a mí misma y organizar al resto, y me ha costado tiempo. Al final, cada unx encuentra el método que mejor le funciona, y en el que se siente más cómodx. Ahora, si tus compañeros no leen tus correos, o no miran la notita en la aplicación de turno que utilizáis…vuelve a lo tradicional, RECUÉRDALO! Y con tu agenda, seguro que no se te olvida. 

 

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Marina Luque
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